Si te suena lo que comento en el EPISODIO 1, está claro que tu empresa tiene un serio problema. El Plan de Seguridad y Salud puede convertirse en un cuello de botella si no se gestiona adecuadamente, y actualmente no lo estás haciendo. La carga de trabajo del equipo y la dependencia de empresas externas para su redacción pueden causar retrasos en su aprobación y en el inicio de la obra. Cuidado con las penalizaciones económicas; en el mando a distancia del Promotor no existe el botón de PAUSA. Además, el proceso de revisión suele ser largo, especialmente debido a la existencia de múltiples partes interesadas y a los cambios en el proyecto que pueden requerir revisiones adicionales.
Así que, identificado el problema, es hora de actuar. Decides hacer una reunión para tratar el tema. «Fulanito, llama a Menganito y Zutanita. Lunes reunión a primera hora; esto no puede volver a pasar». Así, los cuatro fantásticos os reunís durante hora y media para encontrar una solución, o por lo menos intentarlo, a vuestro nuevo Big Problem: el Plan de Seguridad y Salud.
Hasta ahora, sabéis que el Plan es obligatorio y hay tres opciones para prepararlo: que lo redacte el Jefe de Obra, el Departamento de PRL o externalizarlo. Sin embargo, en todas las opciones hay un elemento común: el documento debe ser redactado por alguien que conozca bien la obra, normalmente la Jefatura de Obra. Entonces:
- A.- Si lo redacta el Jefe de Obra, se debe minimizar el tiempo invertido, ya que éste también tiene que realizar otras tareas importantes, como la petición de ofertas, la validación de las procedentes del Departamento de Estudios, la elaboración de comparativos y las reuniones periódicas con la Propiedad y la Dirección Facultativa, ah, y respirar. Esta opción, que evidentemente es la más lógica, no permite la asincronía, ya que el Jefe de Obra solo puede hacer una cosa a la vez.
- B.- Si lo redacta el Departamento de Prevención de Riesgos Laborales, hay que reducir al mínimo las consultas a la Jefatura de Obra. Cualquier cambio de proyecto o prevención debe ser fácilmente incorporado al Plan de Seguridad. Aunque se aprovecha la asincronía, existe el riesgo de saturar a la Jefatura de Obra con consultas o que el Plan no refleje todas las modificaciones necesarias.
- C.- Si lo redacta una empresa o profesional externo, la documentación que se entrega para su elaboración debe ser la estrictamente necesaria para entender la obra y las medidas preventivas que el Jefe de Obra desea implementar. Aunque también se utiliza la asincronía, hay que preparar un dosier con la documentación de la obra (Memorias, planos, mediciones, estudio de seguridad y salud, etc.) y añadir información preventiva (campamento de obra, protecciones colectivas, maquinaria relevante, etc.), teniendo en cuenta las posibles modificaciones antes de la aprobación del Plan.
Después de analizar las diferentes opciones, os queda claro que cada alternativa tiene sus ventajas y desventajas. Sin embargo, todas comparten un mismo desafío: optimizar el tiempo y los recursos disponibles, garantizando que el documento sea fiel a la previsión de ejecución de la obra y cumpla con todos los requisitos necesarios para su aprobación. La asincronía es fundamental, ya que permite que los diferentes miembros del equipo colaboren y realicen aportes en momentos distintos, sin depender de la disponibilidad inmediata de todos, agilizando el proceso de elaboración del Plan de Seguridad y Salud.
Coges un papel y anotas vuestras necesidades. Es hora de dar paso a la tormenta de ideas, que normalmente se puede reducir a un sin fin de «¿Y si …?» 🤔
«¿Y si hacemos un documento plantilla y lo adaptamos?» Aunque esta idea puede parecer práctica, presenta varios problemas. En primer lugar, el «corte y pega» puede resultar en la inclusión de información irrelevante o desactualizada, poniendo en riesgo la seguridad en el lugar de trabajo. Cada proyecto tiene características y riesgos únicos que un documento genérico no puede abordar adecuadamente. Además, adaptar un documento plantilla requiere una considerable dedicación de recursos, lo que podría generar retrasos en el proceso de aprobación y aumentar el riesgo de penalizaciones económicas.
«¿Y si copiamos ‘tal cual’ lo que venga en el Estudio de Seguridad?» ¡Uy! Mal, muy mal. Una, que estaríamos incumpliendo la ley, ya que el Plan debe adaptarse a la realidad de la obra y de la empresa, y dos, el Estudio no refleja cómo trabaja nuestra organización, lo que puede resultar en un plan ineficaz y riesgos para la seguridad de los trabajadores. Es esencial crear un Plan de Seguridad y Salud específico para cada proyecto.
«¿Y si …?» ¡Clic! Una bombillita 💡 se enciende en el interior de vuestras ‘brillantes’ mentes al mismo tiempo. Si la tecnología ya estaba transformando vuestra forma de trabajar, aumentando la eficiencia y la automatización de procesos en todos los departamentos, ¿por qué no aprovecharla también en este momento crítico? La implementación de un software especializado en la elaboración de Planes de Seguridad y Salud, nosotros lo llamamos GPSS, podría ser la solución que tanto necesitáis. Sí, aquí es cuando viene lo del autobombo 🙃. Te levantas de tu silla y con voz ceremonial dices: «Esta herramienta no sólo optimizaría la redacción del plan, haciéndola más ágil y eficiente, sino que también fomentaría una colaboración fluida entre todos los actores involucrados en el proyecto, eliminando así el cuello de botella.»
Llegáis a la conclusión de que un software especializado es lo que estabais buscando, y deberá cumplir con los siguientes requisitos:
- Automatización de procesos: El software debe automatizar la recopilación de datos y la generación del documento, ahorrando tiempo y reduciendo errores.
- Acceso centralizado: Todos los miembros del equipo deben tener acceso a la información en un solo lugar, mejorando la comunicación y reduciendo consultas innecesarias.
- Actualizaciones en tiempo real: Cualquier cambio en el proyecto debe poder ser actualizado de inmediato, asegurando que el PSS esté siempre al día antes de su presentación.
- Facilidad de uso: El programa debe ser intuitivo y fácil de usar, permitiendo que incluso perfiles menos técnicos puedan contribuir sin dificultad.
Con la mente más clara y un camino definido, es hora de levantar la sesión. Cada uno de los cuatro se marcha con la tarea de investigar opciones de software y preparar una presentación para la próxima reunión. La solución está a la vista, y estáis decididos a llevarla a cabo 💪🏻.
Artículo de elaboración propia. Todos los derechos reservados.